Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders
In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de financiële verordening en andere afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. De begrotingsonrechtmatigheden worden boven de rapporteringsgrens van 50k toegelicht in de verschillende programma's.
In deze paragraaf heeft het college beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde netto afwijkingen in de toekomst te voorkomen. De volgende tabel toont een cumulatief overzicht van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten over 2024.
Evaluatie fouten in Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
Begrotingscriterium | x €1000 |
|---|---|
1A. Overschrijding lasten programma's; | 17.103,0 |
1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten); | 2.938,1 |
2. Ongeautoriseerde reserve mutaties; | 0 |
3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten, | 0 |
Totaal begrotingsonrechtmatigheden | 20.041,1 |
4. Totaal van de begrotingsafwijkingen (1en2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid. Zie rechtmatigheidsverantwoording. De niet ‐acceptabele begrotingsonrechtmatigheden worden | 20.041,1 0 |
Voorwaarden criterium | |
5. Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed | 438,2 |
Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium (M&O) | |
6. geen bevindingen | |
Totaal rechtmatigheidsfouten ( x+x) | 20.479,3 |
Waarvan acceptabel; | 20.041,1 |
Waarvan niet acceptabel; | 438,2 |
Toelichting op overige afwijkingen:
In 2024 zijn bij het voorwaardencriterium rechtmatigheidsfouten boven de rapporteringsgrens van € 105.000 (0.1% en afgerond op 5k naar beneden) geconstateerd.
De reguliere rechtmatigheidscontroles op inkoopdossiers zijn niet opgenomen in het normenkader en maken daarom geen onderdeel uit van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit geldt niet voor dossiers die Europees zijn of hadden moeten worden aanbesteedt.
- Proces Aanbesteden: In het proces zijn voor € 438.287 aan rechtmatigheidsfouten geconstateerd door middel van de jaarlijkse uitgevoerde spendanalyse over de 48 maanden. Op deze posten heeft geen extrapolatie van de financiële fout plaatsgevonden omdat de fouten zijn geïsoleerd.
Beschrijving fouten: Vanuit de spendanalyse zijn 4 dossiers onrechtmatig bevonden voor een totaalbedrag van € 438.287. Het gaat om de volgende leveranciers:
Leverancier onderdelen en onderhoud € 96.612
Leverancier verhuur materieel € 62.400
Leverancier software € 255.463
leverancier vervoer € 23.812
Oorzaak: De oorzaak van de fouten ligt bij opdrachten die niet Europees zijn aanbesteed, maar wel de EU-drempel overschrijden. Met name IT-contracten worden doorlopend verlengd, omdat de Gemeente Dalfsen inzet op zo min mogelijk inkoop onrechtmatigheid blijft de focus en uitdaging om het goed en zelfs beter te doen. Het proces is adequaat ingericht echter uit bestaan en de werking blijkt dat het contractmanagement nog niet optimaal functioneert.
Verbeterpunt: Om aanbestedingsfouten in de toekomst te voorkomen is het verbeteren van contractmanagement en borging van het inkoopproces noodzakelijk. Naast een aantal softwarepakketten worden ook de overige leveranciers doorgelicht op verlenging of worden opnieuw in de markt gezet.
Er is een inkoopcoördinator in dienst getreden die het gehele inkoopproces verder zal professionaliseren.